マスコミからファーストコンタクトあり。取材の依頼には即答しよう

文● 朝日奈ゆか／株式会社ユンブル　代表取締役

記者は、取材への対応力＝お客さんへの対応力と判断する

　前回は、小規模のショップでも広報の担当者（マスコミとの連絡係）を決め、社長は「広報や宣伝は自分がやるんだ！」と決意を新たにすることが大切です、と説明しました。今回から、記者が取材に来た場合の具体的な対応法を説明します。

　これまでにも繰り返し伝えていますが、マスコミが取材を申し込んでくる場合、まずは電話かFAXかメールでアポイントの連絡があります。ネット媒体のマスコミ以外、つまり雑誌、新聞、テレビ、ラジオの関係者の場合、たいていファーストコンタクトには電話を使います。電話がいちばん、あなたのショップの雰囲気を察知しやすいからです。
　ネットショップ関係者は、いろいろな人との連絡のほとんどをメールで行なうようですが、マスコミにはそれは通用しません。まずは電話で信頼される対応が重要です。最重要事項は第24回で詳説したので、復習をしておいてください。

　実際に取材の申し込みがあると、取材の日までは早ければ即日、時間があいても1週間程度です。マスコミの人の報道姿勢とは、スピードが命です。早く早く早く！一刻も早く取材を成立させて、世にニュースを送り出したいものなのです。
「明日取材をさせてください」と言われても、快くそれに応じましょう。こちらからニュースリリースを送って取材のお願いをしているわけですから、決して、「え、そんなに早く来るの？！」と慌てたり焦ったり、ましてや否定的な返事をしてはいけません。記者はファーストコンタクトでは、取材に応じるあなたの姿勢、対応力を見ています。
　なぜなら記者は、取材への対応力がイコール、お客さんへの対応力だと判断するからです。記者の立場に立てば、急なお客さんに対応できないショップや会社をメディアで紹介するわけにはいきませんね。

　取材日時の設定ですが、マスコミ側から希望日時を伝えられるので、できるだけそれに合わせて即答しましょう。先約などがあって無理な場合は事情を説明し、先方の希望日時の直近を申し出れば相談に応じてくれます。一般的に雑誌やウェブ系の取材には、マスコミ側は朝を避けて午後～夕方ぐらいの設定を好みます。

　また、記者はあなたの会社に初めて出向くわけですから、場所の詳細を教える、地図をFAXするなど、頼まれる前に用意しておきます。わかりにくい場所なら、駅まで迎えに行くなどの心配りがあると、記者もありがたく思ってくれることでしょう。「ご足労いただく」ということに、感謝の心で接したいですね。

取材前に送られてくる「取材の概要」を確認し、質問への解答を準備しよう

　取材にあたっては記者から、取材の意図、掲載媒体の詳細（いつどんな媒体に掲載されるのか）や質問の骨子が事前にFAXなどで知らされることになります。おおむね取材内容は、あなたが配布したニュースリリースに沿ったテーマや商品の特徴についてと、営業概要データの確認になります。
　社長インタビューなどの特別な要望や撮影がある場合は、事前に説明をしてくれるので、安心して「取材に協力する」という姿勢でのぞみましょう。

　取材概要には以下のようなことが記されています。　

○○○○　御中　広報担当　○○様

取材のお願い

月刊アスキーフード編集部
http://www.●●●.com/
担当：山田太郎
TEL:03-1111-1111（直）
FAX:03-2222-2222
E-Mail:yamada＠●●●.com

前略　さっそくですが、先だって受け取ったニュースリリースにある御社の商品について、当方の媒体で掲載するため、以下の要領で取材をお願いしたく存じます。
　ご確認のうえ、ご不明点があればお問い合わせください。

草々

■取材日時：2007年○月○日○曜日　○時～○時

■掲載媒体：月刊アスキーフード　2007年○月○日○曜日発売　□月号
※『月刊アスキーフード』とは、30歳以上のグルメ通な男女を読者ターゲットとし、「こだわりの食」について、料理、レストラン、お取り寄せの情報などを紹介する雑誌です。
　オールカラーA4版全160ページ。毎月○日全国の一般書店にて発売中。

■特集名：巻頭第一特集
｢この秋の全国お取り寄せファイル。ココでしか買えないグルメ大集合！｣　全16P

■特集内容：秋の旬グルメに限定し、他店にはないオリジナル商品を通販で取り扱うショップと、その商品を紹介。

■掲載概要：ニュースリリースにあった、貴店の「○○羊羹」を写真1点と記事（300字程度）で紹介。かつ、商品作成者か社長のコメント（400字程度にまとめます）と顔写真を紹介。

■掲載スペース：A4　1/3ページを予定。ただし、変更の可能性があります。

■取材骨子：商品概要、商品の開発ストーリー、商品の特徴、商品の最大アピール点、商品作成者か社長のインタビュー、貴店営業概要について。

　取材当日までに、これに即して準備を整えます。もしもこういう書面が送られてこないようなら、あなたのほうから遠慮せずに、「ご取材の概要を記された書面などをお送りください。できるだけ準備をしておきますので」とお願いしてください。いちばんチェックしておきたいのは、取材日時です。9時と21時を間違った、とか、日と曜日が間違っていた、など、多忙な記者側の勘違いによるトラブルは日常茶飯事です。少しでも疑問に感じたら、事前に確認をとってください。

　当日は、取材対象の商品と記者のアシスタントやカメラマンにも配るためのプレスリリースやパンフレットなどの資料を用意しておきます。記者はプレスリリースにはもちろん目を通していますが、あくまで“ざっと”読んだ程度と心得てください。
　取材では、リリースのなかでもあなたがいちばん伝えたかった点を強調できるように、また取材骨子にそって簡潔に答えることができるように、解答集を作っておきましょう。ここまで事前に用意ができていれば安心ですね。
　次回は取材当日の対応法について解説します。

著者プロフィール

名前	朝日奈ゆか	info_email_01［アットマーク］yumble.com
名前	※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。
会社	株式会社ユンブル
サイト	http://www.yumble.com/