2008年02月19日更新

第7回スムーズなメールのやりとりのためのコツ、知らなかったメールの活用法

文●安藤幸央

メール以外のコミュニケーションツールの活用

　メールに執着せず、「電話」を活用するのも重要です。相手の時間に割り込みをかけてしまいますが、メールを読み書きするのに時間をかけるよりも、電話すれば、一瞬で事が伝わり、判断してもらえる状況もあります。また、複雑な内容を資料をもとに説明したりする場合でも電話は大変有効となります。メールの返事待ちでやきもきすることなく、その後の動きをスムーズにするためにも、ずばっと電話してしまうことが効率的な場合もあるでしょう。ただし、電話する時間帯や、相手の状況などを十分考慮した上でということが前提です。

　なお、電話して欲しいという文面のメールを書く時は、自分の電話番号をメール本文中に明記するのもよいでしょう。相手が、アドレス帳からあなたの名前を探して、電話番号を入力して……といった手間や間違いを省き、すぐに受話器をとって電話できるようにするためです。

　常にコンピュータの前にいるような相手に対しては、相手のステイタス（状態）を確認した上で、インスタントメッセンジャーの活用も有効です。複雑で大量の情報の場合、今後も継続的に利用する情報は、メールではなく、Webに情報を置いて、読んでもらう方が効果的です。

さらなるメール活用法

　ここで紹介した数々の手法は、納得する事柄から少しづつ活用していけばよいものばかりです。無理に自分に適応することはありません。また、企業内規によっては、社外へのメール転送や、大容量の添付メールなどが禁じられている場合もあるので、環境や状況に応じて臨機応変に活用していってください。

　大容量のメールが保存できる Web メール「Gmail」を活用すると、さらに利用手法が広がります。ここで紹介した手法はどれも Gmailでも同様に役立つ方法です。

　最後に、大切なお礼であれば電子メールよりも、手紙で感謝の気持ちを記すのも喜ばれることと思います。次回は、時間がない時でも役立つ、「プレゼンテーションのコツ。伝える技術」を予定してます。ご期待ください。

筆者紹介──安藤幸央

株式会社エクサ　ユビキタスソリューション部　所属
慶應義塾大学　環境情報学部　訪問講師
国立天文台　客員研究員
1970年北海道生まれ。
フォトリアリスティック3次元コンピュータグラフィックス、リアルタイムグラフィックスやネットワークを利用した各種開発業務に携わる。コンピュータ自動彩色システムや3次元イメージ検索システム、大規模データ可視化システム、リアルタイムCG投影システム、建築業界、エンターテインメント向け3次元 CG ソフトの開発、インターネットベースのコンピュータグラフィックスシステムなどを手掛ける。また、Java、Ajax、Web3D、OpenGL、3DCG、 Google の情報源となるWebページをまとめている。
ホームページ：http://www.opengl.jp/blogger/
所属団体：OpenGL_Japan (Member)、SIGGRAPH TOKYO (Vice Chairman)
■主な著書
「VRML 60分ガイド」（監訳、ソフトバンク）
「これがJava だ! インターネットの新たな主役」（共著、日本経済新聞社）
「The Java3D API仕様」（監修、アスキー）
「Advanced RenderMan 映画とアニメーションのための実践テクニック」（翻訳、ボーンデジタル）